Мы часто завершаем рабочий день без какого-либо удовлетворения от выполненной работы. Однако изменить свой рабочий день просто – вот несколько простых идей и техник, которые помогут вам стать продуктивнее.
1. Планирование. Важность намерений
Список дел – это один из самых действенных способов успеть сделать все нужное. Он помогает намеренно выбирать то, над чем стоит поработать. Если вы отвлечетесь, быстрый взгляд на список напомнит о том, что нужно сделать.
В мире не существует такого ежедневника, который волшебным образом превратит вас в продуктивного человека. Но удобнее иметь один планер, а не пять – дополнительная работа с несколькими приложениями и блокнотами отнимает ценное время.
Смотрите в будущее. Когда в вашем списке дел много дел, бывает трудно увидеть общую картину. Именно поэтому важно сознательно отступить на шаг назад и посмотреть на то, что будет в ближайшие несколько недель или месяцев. Заведите привычку планировать в начале месяца и в начале недели – так вы не будете перегружать себя делами.
Разбивайте задачи. Большие проекты кажутся невыполнимыми, и нам сложнее к ним приступить, потому что от давления хочется отложить работу и заняться другими делами. Поэтому разбивайте крупные проекты на более мелкие, легкие задачи – с них легче начать.
Три задачи в день. Если вы попытаетесь сделать все проекты сразу, вы быстро перегорите. Вместо этого в начале каждого дня можно ставить перед собой три небольшие задачи, которые помогут достичь большой цели. И в конце дня так будет легко увидеть результат.
2. Расставляем приоритеты
Правило 80/20 или принцип Парето – это идея о том, что 80% результатов достигаются в результате 20% работы. Это означает, что вы успеете сделать больше, определив 20% дел, которые приводят к большинству ваших результатов:
- Запишите все проблемы/задачи и дайте оценку важности от 1 до 5;
- Определите причину каждой проблемы и сгруппируйте задачи по причинам;
- Суммируйте оценки каждой группы – работать в первую очередь стоит над причиной группы с самым высоким числом.
Матрица Эйзенхауэра – это еще один метод расставления приоритетов. Для каждой задачи в своем списке дел задайте два вопроса: "это важно?" и "это срочно?". Затем поместите каждую задачу в соответствующую ячейку.
- Задачи в квадрате "Важно - Срочно, выполняйте эти в первую очередь.
- Дела в квадрате "Важно - Не срочно" запланируйте на будущее.
- Срочные, но не важные задачи правильнее всего делегировать другим.
- Оставшиеся задачи в можно исключить из списка дел, пока они не станут срочными или важными. Здесь могут оказаться отвлекающие факторы и вредные привычки.
3. Управление временем
Делайте частые перерывы вместо одного длинного. Делать 10-минутный перерыв каждый час эффективнее, чем работать пять часов подряд. Регулярные пятиминутные перерывы заостряют внимание и снижают чувство усталости во второй половине дня.
Известная техника Pomodoro разбивает рабочее время на 25-минутные блоки с 5-минутным отдыхом между каждым рабочим блоком. Техника 52/17 имеет аналогичную структуру, только продолжительность рабочего блока составляет 52 минуты, а перерыва – 17 минут. Но все мы разные – последите за временем и выберите периоды, которые вам подходят. На YouTube есть много готовых таймеров Pomodoro – найдите себе подходящий!
В методе Pomodoro важно работать только над одной задачей в каждый из блоков. А в перерыве максимально отвлекитесь от работы – не смотрите в экран, пройдитесь вокруг или попейте чай.
Группируйте похожие задачи. Если у вас есть ряд похожих задач, выполняйте их подряд не тратя силы на адаптацию к новому типу работы.
Опасные мелкие дела. Чтобы не переключаться с задачи на задачу, запланируйте определенное время для проверки электронной почты, ответа на сообщения и звонки – например, в начале, в середине и в конце дня.
4. То, что нас отвлекает
Множество вещей мешают решению задач – социальные сети, разговоры с коллегами или просто случайные мысли. Все эти отвлекающие факторы – это тоже работа, из-за них нам сложнее заниматься более важными вещами. Хотя нельзя все контролировать, важно приложить усилия, чтобы их ограничить.
Определите, что вас отвлекает, и придумайте решение, как свести это к минимуму. Нужно заблокировать сайты и социальные сети на рабочем компьютере? В этом помогут популярные расширения – LeechBlock NG (Firefox) и StayFocusd (Chrome).
Но иногда достаточно убрать телефон в другую комнату или отключить уведомления.
5. Завершите рабочий день правильно
В какой-то момент наступает время отложить работу и закончить рабочий день, но работа и все ее стрессы задерживаются в сознании далеко за пределами этого момента. Поэтому обязательно выделите в своем плане время на завершение рабочего дня и отдых (это особенно важно для тех, кто работает из дома).
В конце дня самое время подумать о том, чего вы достигли, и настроить себя на следующий день. Просмотрите список дел, чтобы увидеть все, что вы выполнили, и то, что еще предстоит сделать. Затем потратьте две-три минуты на планирование следующего дня – это даст чувство контроля. Подведение итогов дня также даст понять, что в планировании работает, а что можно улучшить.
6. Бонусные советы
Говорите нет. Сказать "нет" бывает трудно, но никому не пойдет на пользу брать на себя гору задач, когда вы и так перегружены. Вы не обязаны делать все сами. Иногда лучшее решение – это делегировать задачи другим людям, которые могут сделать их быстрее или лучше. Не бойтесь просить о помощи, и всегда найдется кто-то, кто захочет ее оказать.
Парковка на спуске. Говорят, что Хемингуэй обычно заканчивал писать на середине предложения, чтобы найти мотивацию по утрам. Это позволяло легко начать следующий день, потому что не нужно начинать с нуля. Оставьте себе на будущее начатую задачу, чтобы продолжить с легкой основы.
Борьба с перфекционизмом. "Сделанное лучше идеального". Иногда мы зарывалась глубоко в задачу, внося мелкие изменения, которые никто не заметит. Чтобы работа была сделана в срок, иногда стоит отбросить тягу к совершенству и вовремя остановиться.
Источники:
- 18 Effective Time Management Strategies and Techniques – Sean Cope – Upwork – 21.04.2021.
- 9 Proven Time Management Techniques and Tools | USAHS – 10.03.2019.
- 5 essential time management techniques – Timely – 16.09.2019.
- 5 Strategies for Your Most Productive Workday – Amantha Imber – Success.com 11.04.2018.
- How to Be Productive When You’re Overwhelmed and Freaking Out – Tess Robinson – Collective Hub – October 17, 2017.